PENULISAN SURAT RASMI

Definisi, Kepentingan, dan Cara-Cara Penulisan Surat Rasmi

Definisi Surat Rasmi

  • Surat rasmi ialah dokumen bertulis yang digunakan untuk menyampaikan maklumat penting secara formal. Surat ini biasanya dihantar oleh individu atau organisasi kepada pihak lain seperti jabatan kerajaan, syarikat, sekolah, atau institusi lain. Surat rasmi mempunyai format dan struktur yang spesifik serta menggunakan bahasa yang formal dan sopan.


Kepentingan Surat Rasmi

Surat rasmi memainkan peranan penting dalam komunikasi formal kerana beberapa sebab:

1. Dokumentasi: Surat rasmi berfungsi sebagai rekod bertulis yang boleh dirujuk pada masa hadapan. Ia penting untuk tujuan arkib dan rekod rasmi.

2. Kesahan: Surat rasmi memberikan kesahan kepada permintaan atau maklumat yang disampaikan. Ia boleh digunakan sebagai bukti dalam situasi tertentu.

3. Komunikasi yang Jelas: Dengan format dan bahasa yang jelas, surat rasmi memastikan maklumat disampaikan dengan tepat dan mudah difahami oleh penerima.

4. Profesionalisme: Penggunaan surat rasmi menunjukkan profesionalisme dan keseriusan dalam menyampaikan maklumat atau permintaan.


Cara-Cara Penulisan Surat Rasmi

Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis surat rasmi yang berkesan:

1. Alamat Pengirim

Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas surat. Sertakan nama dan alamat lengkap.

Contoh:

Ahmad bin Ali  

No. 10, Jalan Melati 2,  

Taman Melati,  

56000 Kuala Lumpur.


2. Tarikh

Tarikh ditulis di bawah dan kanan alamat pengirim, dengan jarak satu baris kosong.

Contoh:

15 Mei 2024


3. Alamat Penerima

Alamat penerima diletakkan di bawah tarikh, di sebelah kiri surat.

Contoh:

Pengarah,  

Sekolah Menengah Kebangsaan Melati,  

Jalan Melati 1,  

56000 Kuala Lumpur.


4. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan.

Contoh:

Tuan/Puan,


5. Tajuk Surat

Tajuk surat diletakkan di bahagian atas surat dan merujuk kepada subjek utama surat tersebut.

Contoh:

Permohonan Kebenaran Mengadakan Aktiviti Kokurikulum


6. Pendahuluan

Pendahuluan surat memperkenalkan diri pengirim dan menyatakan tujuan surat tersebut.

Contoh:

Dengan segala hormatnya, saya Ahmad bin Ali, Pengerusi Kelab Bahasa Melayu SMK Melati, ingin memohon kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan aktiviti kokurikulum.


7. Isi Surat

Isi surat mengandungi maklumat terperinci mengenai tujuan surat. Bahagikan isi kepada beberapa perenggan untuk memudahkan pembacaan.

Contoh:

1. Tujuan: Aktiviti ini bertujuan untuk meningkatkan kemahiran berbahasa Melayu dalam kalangan pelajar.

2. Butiran Aktiviti: Aktiviti akan diadakan pada 1 Jun 2024 di Dewan Sekolah SMK Melati dari pukul 8 pagi hingga 12 tengah hari.

3. Kepentingan: Aktiviti ini penting untuk memupuk minat pelajar terhadap bahasa Melayu dan meningkatkan kerjasama antara ahli kelab.


8. Penutup

Penutup surat menyatakan harapan pengirim dan ucapan terima kasih.

Contoh:

Saya berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dengan sewajarnya. Kerjasama dan keprihatinan tuan amat saya hargai. Sekian, terima kasih.


9. Salam Penutup

Salam penutup yang sesuai digunakan untuk mengakhiri surat rasmi.


Contoh:

Yang benar,


10. Tandatangan dan Nama Pengirim

Tandatangan pengirim diikuti dengan nama penuh dan jawatan.


Contoh:

Ahmad 

Ahmad bin Ali  

Pengerusi Kelab Bahasa Melayu  

SMK Melati


Contoh Surat Rasmi

Ahmad bin Ali  

No. 10, Jalan Melati 2,  

Taman Melati,  

56000 Kuala Lumpur.1 

________________________________________________________________________________________

Pengarah,  

Sekolah Menengah Kebangsaan Melati,  

Jalan Melati 1,  

56000 Kuala Lumpur.                                                                                           15 Mei 2024


Tuan/Puan,


Permohonan Kebenaran Mengadakan Aktiviti Kokurikulum


Dengan segala hormatnya, saya Ahmad bin Ali, Pengerusi Kelab Bahasa Melayu SMK Melati, ingin memohon kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan aktiviti kokurikulum.


Aktiviti ini bertujuan untuk meningkatkan kemahiran berbahasa Melayu dalam kalangan pelajar. Aktiviti akan diadakan pada 1 Jun 2024 di Dewan Sekolah SMK Melati dari pukul 8 pagi hingga 12 tengah hari. Aktiviti ini penting untuk memupuk minat pelajar terhadap bahasa Melayu dan meningkatkan kerjasama antara ahli kelab.


Saya berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dengan sewajarnya. Kerjasama dan keprihatinan tuan amat saya hargai. Sekian, terima kasih.


Yang benar,

  Ahmad

Ahmad bin Ali  

Pengerusi Kelab Bahasa Melayu  

SMK Melati


Dengan mengikuti panduan di atas, anda dapat menulis surat rasmi yang jelas, teratur, dan profesional. Selamat mencuba!

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Penulisan Karangan-Bahagian Isi (Teknik-IMBaKuP)

Image
  Cara-cara Penulisan Karangan Bahagian Isi Mengikut Kaedah IMBaKuP Menulis bahagian isi dalam karangan memerlukan pendekatan yang sistematik untuk memastikan setiap perenggan teratur dan jelas. Kaedah IMBaKuP adalah satu teknik yang berkesan untuk menulis isi karangan yang lengkap dan mantap. IMBaKuP merujuk kepada Isi, Mengapa, Bagaimana, Kesan, Ungkapan Menarik, dan Penegas. Mari kita lihat bagaimana kaedah ini boleh digunakan untuk menulis bahagian isi karangan dengan lebih terperinci. 1. Isi Isi adalah idea utama yang ingin disampaikan dalam perenggan tersebut. Pastikan isi ini relevan dengan tajuk karangan dan jelas kepada pembaca. Contoh: "Salah satu peranan media sosial adalah sebagai platform untuk meningkatkan kesedaran mengenai isu-isu semasa." 2. Mengapa Mengapa merujuk kepada sebab atau alasan yang menjelaskan mengapa isi tersebut penting atau relevan. Contoh: "Hal ini kerana media sosial mempunyai capaian yang luas dan mampu menyebarkan maklumat dengan pant
Read more

Penulisan Karangan-Penutup (Teknik KeCaHa)

Image
  Sumber :  https://youtu.be/u66kwxajN8A?si=ucgeHIIUqsh3uIrE Cara-cara Penulisan Karangan Penutup Mengikut Kaedah KECAHA Penutup merupakan bahagian akhir dalam penulisan karangan yang berfungsi untuk merumuskan isi utama, memberikan cadangan, dan mengemukakan harapan masa depan. Kaedah KECAHA adalah pendekatan yang sistematik untuk menulis penutup yang mantap dan berkesan. KECAHA merujuk kepada satu Kesimpulan, dua Cadangan, dan dua Harapan. Berikut adalah cara-cara untuk menulis penutup karangan mengikut kaedah ini. 1. Kesimpulan Kesimpulan merujuk kepada rumusan ringkas mengenai keseluruhan isi karangan. Ia harus mencerminkan intipati utama yang telah dibincangkan dalam karangan. Contoh: "Secara keseluruhannya, media sosial memainkan peranan yang besar dalam kehidupan remaja masa kini, dengan memberikan pelbagai manfaat seperti kemudahan komunikasi dan akses kepada maklumat, tetapi juga membawa cabaran seperti ketagihan dan masalah kesihatan mental." 2. Cadangan Cadangan me
Read more

Penulisan Karangan-Pendahuluan (THINK)

Image
Pendahuluan adalah bahagian yang sangat penting dalam karangan kerana ia memberikan gambaran awal tentang topik yang akan dibincangkan. Kaedah T.H.I.N.K. adalah satu pendekatan yang sistematik untuk menulis pendahuluan yang menarik dan berkesan. T.H.I.N.K. merujuk kepada Tema, Huraian, Isu, Natijah/Perspektif atau Situasi, dan Kehendak Soalan. Mari kita lihat bagaimana kaedah ini boleh digunakan untuk menulis pendahuluan karangan. 1. Tema Tema adalah topik utama atau tajuk karangan yang akan dibincangkan. Untuk memulakan pendahuluan, kenal pasti tema utama yang ingin disampaikan. contoh : "Peranan media sosial dalam membentuk minda generasi muda semakin menjadi topik perbincangan hangat dalam masyarakat hari ini." 2. Huraian Huraian merujuk kepada penerangan ringkas mengenai tema yang dipilih. Ini bertujuan untuk memberikan sedikit latar belakang atau konteks kepada pembaca. contoh: "Dalam era digital yang serba canggih ini, media sosial seperti Facebook, Instagram, dan
Read more