PENULISAN SURAT RASMI

Definisi, Kepentingan, dan Cara-Cara Penulisan Surat Rasmi

Definisi Surat Rasmi

• Surat rasmi ialah dokumen bertulis yang digunakan untuk menyampaikan maklumat penting secara formal. Surat ini biasanya dihantar oleh individu atau organisasi kepada pihak lain seperti jabatan kerajaan, syarikat, sekolah, atau institusi lain. Surat rasmi mempunyai format dan struktur yang spesifik serta menggunakan bahasa yang formal dan sopan.

Kepentingan Surat Rasmi

Surat rasmi memainkan peranan penting dalam komunikasi formal kerana beberapa sebab:

1. Dokumentasi: Surat rasmi berfungsi sebagai rekod bertulis yang boleh dirujuk pada masa hadapan. Ia penting untuk tujuan arkib dan rekod rasmi.

2. Kesahan: Surat rasmi memberikan kesahan kepada permintaan atau maklumat yang disampaikan. Ia boleh digunakan sebagai bukti dalam situasi tertentu.

3. Komunikasi yang Jelas: Dengan format dan bahasa yang jelas, surat rasmi memastikan maklumat disampaikan dengan tepat dan mudah difahami oleh penerima.

4. Profesionalisme: Penggunaan surat rasmi menunjukkan profesionalisme dan keseriusan dalam menyampaikan maklumat atau permintaan.

Cara-Cara Penulisan Surat Rasmi

Berikut adalah langkah-langkah untuk menulis surat rasmi yang berkesan:

1. Alamat Pengirim

Alamat pengirim diletakkan di sudut kiri atas surat. Sertakan nama dan alamat lengkap.

Contoh:

Ahmad bin Ali  

No. 10, Jalan Melati 2,  

Taman Melati,  

56000 Kuala Lumpur.

2. Tarikh

Tarikh ditulis di bawah dan kanan alamat pengirim, dengan jarak satu baris kosong.

Contoh:

15 Mei 2024

3. Alamat Penerima

Alamat penerima diletakkan di bawah tarikh, di sebelah kiri surat.

Contoh:

Pengarah,  

Sekolah Menengah Kebangsaan Melati,  

Jalan Melati 1,  

56000 Kuala Lumpur.

4. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan.

Contoh:

Tuan/Puan,

5. Tajuk Surat

Tajuk surat diletakkan di bahagian atas surat dan merujuk kepada subjek utama surat tersebut.

Contoh:

Permohonan Kebenaran Mengadakan Aktiviti Kokurikulum

6. Pendahuluan

Pendahuluan surat memperkenalkan diri pengirim dan menyatakan tujuan surat tersebut.

Contoh:

Dengan segala hormatnya, saya Ahmad bin Ali, Pengerusi Kelab Bahasa Melayu SMK Melati, ingin memohon kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan aktiviti kokurikulum.

7. Isi Surat

Isi surat mengandungi maklumat terperinci mengenai tujuan surat. Bahagikan isi kepada beberapa perenggan untuk memudahkan pembacaan.

Contoh:

1. Tujuan: Aktiviti ini bertujuan untuk meningkatkan kemahiran berbahasa Melayu dalam kalangan pelajar.

2. Butiran Aktiviti: Aktiviti akan diadakan pada 1 Jun 2024 di Dewan Sekolah SMK Melati dari pukul 8 pagi hingga 12 tengah hari.

3. Kepentingan: Aktiviti ini penting untuk memupuk minat pelajar terhadap bahasa Melayu dan meningkatkan kerjasama antara ahli kelab.

8. Penutup

Penutup surat menyatakan harapan pengirim dan ucapan terima kasih.

Contoh:

Saya berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dengan sewajarnya. Kerjasama dan keprihatinan tuan amat saya hargai. Sekian, terima kasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup yang sesuai digunakan untuk mengakhiri surat rasmi.

Contoh:

Yang benar,

10. Tandatangan dan Nama Pengirim

Tandatangan pengirim diikuti dengan nama penuh dan jawatan.

Contoh:

Ahmad 

Ahmad bin Ali  

Pengerusi Kelab Bahasa Melayu  

SMK Melati

Contoh Surat Rasmi

Ahmad bin Ali  

No. 10, Jalan Melati 2,  

Taman Melati,  

56000 Kuala Lumpur.1 

________________________________________________________________________________________

Pengarah,  

Sekolah Menengah Kebangsaan Melati,  

Jalan Melati 1,  

56000 Kuala Lumpur.                                                                                           15 Mei 2024

Tuan/Puan,

Permohonan Kebenaran Mengadakan Aktiviti Kokurikulum

Dengan segala hormatnya, saya Ahmad bin Ali, Pengerusi Kelab Bahasa Melayu SMK Melati, ingin memohon kebenaran daripada pihak tuan untuk mengadakan aktiviti kokurikulum.

Aktiviti ini bertujuan untuk meningkatkan kemahiran berbahasa Melayu dalam kalangan pelajar. Aktiviti akan diadakan pada 1 Jun 2024 di Dewan Sekolah SMK Melati dari pukul 8 pagi hingga 12 tengah hari. Aktiviti ini penting untuk memupuk minat pelajar terhadap bahasa Melayu dan meningkatkan kerjasama antara ahli kelab.

Saya berharap pihak tuan dapat mempertimbangkan permohonan ini dengan sewajarnya. Kerjasama dan keprihatinan tuan amat saya hargai. Sekian, terima kasih.

Yang benar,

  Ahmad

Ahmad bin Ali  

Pengerusi Kelab Bahasa Melayu  

SMK Melati

Dengan mengikuti panduan di atas, anda dapat menulis surat rasmi yang jelas, teratur, dan profesional. Selamat mencuba!